Neberašykite ilgų laiškų, kurių niekas neskaito: kaip pagerinti komunikaciją darbe
Jei Jūsų laiškai lieka neperskaityti, o po susitikimų kyla daugiau klausimų nei atsakymų, šie praktiški patarimai padės Jums tapti žmogumi, kurio visi klausosi.
- Efektyvi laiško tema yra trumpesnė nei 6 žodžiai ir aiškiai nurodo laiško tikslą.
- Pagarba kolegų laikui prasideda nuo svarbiausios minties pateikimo pirmoje pastraipoje.
- Teksto skaidymas į pastraipas, sąrašus ir svarbiausių žodžių paryškinimas padeda greičiau suvokti informaciją.
- Atsisakius sudėtingo žargono ir rašant paprastai, Jūsų idėjos tampa suprantamesnės ir paveikesnės.
Ar Jums pažįstamas jausmas, kai sugaištate pusvalandį rašydama išsamų, apgalvotą laišką kolegai, o po dešimties minučių gaunate atsakymą su klausimu, į kurį ką tik atsakėte trečioje pastraipoje? Jūs ne viena. Dažnai manome, kad problema – neatidūs kolegos, tačiau tiesa slypi kitur. Šiuolaikiniame tempe niekas nebeturi laiko skaityti ilgų tekstų. Laimi tie, kurie moka bendrauti greitai, aiškiai ir efektyviai.
Gera komunikacija darbe – tai ne tik malonesnis bendravimas. Tai Jūsų sla`ptas ginklas siekiant karjeros, mažinant stresą ir pelnant kolegų pagarbą. Kai Jūsų mintys pasiekia tikslą iš pirmo karto, Jūs taupote ne tik savo, bet ir visos komandos laiką.
Pamirškite ilgus monologus el. pašte ir neproduktyvius susirinkimus. Štai 5 praktiški patarimai, paremti „Išmaniosios trumpumos“ principais, kurie padės Jums tapti tikra komunikacijos žvaigžde savo biure.
1. Temos eilutė – Jūsų bilietas į dėmesį
Pirmas dalykas, kurį pamato laiško gavėjas, yra temos eilutė. Tai tarsi durys į Jūsų laiško turinį. Jei durys bus neaiškios, sunkios ar nuobodžios, niekas nenorės jų atidaryti. Statistika rodo, kad apie 70% darbuotojų norėtų trumpesnės komunikacijos darbe, tad pradėkite nuo čia.
Veiksmo taisyklė: Būkite konkreti ir trumpa
Jūsų tikslas – temos eilutė, kurią galima perskaityti akies mirksniu, ypač telefono ekrane. Idealu, jei ji susideda iš 3–6 žodžių.
- Vietoj: „Atnaujinta informacija apie mūsų komandos planus, susijusius su artėjančiu ketvirčiu“
- Rašykite: „Mūsų komandos tikslai Q3“
- Vietoj: „Klausimas dėl praėjusio susirinkimo“
- Rašykite: „Reikia Jūsų sprendimo dėl biudžeto“
2. Svarbiausia mintis – pirmu sakiniu
Įsivaizduokite, kad Jūsų kolega perskaitys tik pirmą laiško sakinį. Ar jis supras, ko Jūs norite? Jei atsakymas „ne“, laišką reikia perrašyti. Nustokite švaistyti brangų laiką mandagumo frazėms, kurios nieko nepasako.
Pagalvokite: Ką norite, kad įsimintų?
Pradėkite nuo esmės. Visa papildoma informacija gali sekti vėliau.
- Vietoj: „Sveika, tikiuosi, Tau gerai sekasi. Rašau, nes norėjau pasidalinti mintimis apie penktadienio susitikimą. Manau, kad aptarėme daug svarbių dalykų, bet liko vienas neaiškumas…“
- Rašykite: „Penktadienio susitikime liko neaišku, kas atsakingas už ataskaitos paruošimą. Siūlau tai aptarti.“
3. Struktūra – Jūsų geriausia draugė
Niekas nemėgsta skaityti vientisų teksto „sienų“. Tai vargina akis ir protą. Jei norite, kad Jūsų informaciją suprastų, padėkite skaitytojui – suskaidykite tekstą į lengvai virškinamas dalis.
Padėkite akims: skaidykite tekstą
Naudokite trumpas pastraipas, sąrašus (ženklelius arba numeraciją) ir paryškinkite svarbiausius žodžius ar terminus. Taip net ir greitai peržvelgęs laišką žmogus pagaus esminius akcentus. Efektyvi komunikacija darbe priklauso nuo aiškios struktūros.
4. Mažiau yra daugiau: atsisakykite biurokratinės kalbos
„Optimizuoti procesus“, „sinergizuoti veiklas“, „iškomunikuoti sprendimus“… Šie ir panašūs terminai skamba sudėtingai, bet dažniausiai tik apsunkina supratimą ir sukuria atstumą.
Rašykite taip, kaip kalbate
Įsivaizduokite, kad aiškinate idėją draugei prie kavos puodelio. Vargu, ar naudotumėte sudėtingą žargoną. Būtumėte paprasta, nuoširdi ir konkreti. Taikykite tą patį principą ir rašydama laiškus.
- Vietoj: „Būtina iškomunikuoti sprendimą visoms suinteresuotoms šalims.“
- Rašykite: „Reikia pranešti apie sprendimą visai komandai.“
Paprasta kalba yra pasitikėjimo savimi ženklas. Jums nereikia slėptis už sudėtingų žodžių.
5. Susitikimai – ne monologui, o sprendimams
Efektyvi komunikacija darbe apima ne tik rašymą. Kiek valandų per savaitę praleidžiate susirinkimuose, kurie baigiasi be jokių aiškių rezultatų?
Gerbkite visų laiką
Prieš kviesdama į susitikimą, išsiųskite trumpą darbotvarkę su 2–3 pagrindiniais klausimais. Susitikimo metu laikykitės plano. O svarbiausia – pabaikite jį aiškiai įvardindami, kas, ką ir iki kada turi padaryti. Dažnai 20 minučių struktūruotas susitikimas būna kur kas naudingesnis už valandos trukmės padriką diskusiją.
Pradėjusi taikyti šiuos patarimus, pastebėsite, kad ne tik Jūsų laiškai yra perskaitomi, bet ir Jūsų nuomonė tampa svaresnė. Jūs būsite vertinama kaip žmogus, kuris gerbia kitų laiką ir geba aiškiai formuluoti mintis. O tai – tiesiausias kelias į sėkmę ir vidinę ramybę darbe.
