Karjera

Efektyvūs susirinkimai: kaip juos vesti trumpiau?

Nuo „dviejų picų taisyklės“ iki 25 minučių formato – atraskite patikrintas strategijas, kurios pavers Jūsų susitikimus iš varginančios prievolės galingu sprendimų priėmimo įrankiu.

Atkreipkite dėmesį
  • Sėkmingas susirinkimas prasideda nuo aiškaus, vienu sakiniu apibrėžto tikslo ir trumpos, iš anksto išsiųstos darbotvarkės.
  • Efektyvūs susirinkimai reikalauja mažesnio dalyvių skaičiaus – kvieskite tik tuos, kurie yra būtini sprendimui priimti.
  • Laiko limitų (pvz., 25 minučių) ir darbotvarkės laikymasis didina produktyvumą ir rodo pagarbą kolegų laikui.
  • Kiekvienas susirinkimas turi baigtis aiškiais, užfiksuotais veiksmais su priskirtais atsakingais asmenimis ir terminais.

Jei Jūsų darbo kalendorius atrodo kaip spalvingas „Tetrio“ žaidimas, kuriame vienas susirinkimas be jokios pertraukos keičia kitą, Jūs ne viena. Atrodo, kad šiuolaikinė darbo kultūra serga lėtine liga – „susirinkimų manija“. Mes rengiame susirinkimus, kad aptartume artėjančius susirinkimus, o po jų siunčiame laiškus, kad apibendrintume tai, ką juose kalbėjome. Rezultatas? Iššvaistytas laikas, išsekusi energija ir paralyžiuotas realus darbas.

Statistika negailestinga. „Atlassian“ tyrimų duomenimis, vidutiniškai darbuotojas per mėnesį praleidžia apie 31 valandą neproduktyviuose susirinkimuose, o net 72% susitikimų yra laikomi neefektyviais. Pagalvokite, tai beveik visa darbo savaitė per mėnesį, paleista vėjais! Ši problema ypač paaštrėjo perėjus prie nuotolinio darbo modelio, kai virtualus susirinkimas tapo pagrindiniu bendravimo įrankiu, dažnai naudojamu netinkamai.

Bet ar tikrai turi būti taip? Knygos „Smart Brevity: The Power of Saying More with Less“ autoriai Jim’as VandeHei, Mike’as Allenas ir Roy’us Schwarzas, kaip ir daugelis šiuolaikinių verslo lyderių, teigia, kad atsakymas yra griežtas „ne“. Efektyvūs susirinkimai yra ne prabanga, o būtinybė. Jie – sveikos ir produktyvios organizacijos kraujotakos sistema. Paslaptis slypi ne ilgesnėse darbo valandose, o protingesniame laiko išnaudojime. Šiandien, remdamiesi patikrintomis strategijomis ir ekspertų įžvalgomis, išmoksime, kaip susigrąžinti savo laiką ir paversti susirinkimus iš laiko vagių galingu sprendimų priėmimo įrankiu.

Diagnozė: Kodėl Jūsų susirinkimai tokie ilgi ir nevaisingi?

Prieš pradedant gydymą, būtina nustatyti ligos priežastis. Dažniausiai neproduktyvūs susirinkimai kenčia nuo kelių pasikartojančių simptomų.

Nėra aiškaus tikslo

Dažniausia problema – susirinkimas, sušauktas tiesiog „aptarti klausimą“. Toks nekonkretus tikslas yra tiesus kelias į padriką diskusiją, kuri baigiasi be jokių rezultatų. Kiekvienas susirinkimas privalo turėti vieną, aiškiai suformuluotą tikslą, geriausia – išreikštą veiksmažodžiu: „priimti sprendimą dėl biudžeto“, „patvirtinti projekto planą“, „sugeneruoti tris idėjas kampanijai“.

Per daug žmonių

Ar esate girdėjusi apie Jeffo Bezoso „dviejų picų taisyklę“? „Amazon“ įkūrėjas laikosi principo, kad jokiame susirinkime neturėtų dalyvauti daugiau žmonių, nei galima pamaitinti dviem picomis. Nors tai skamba juokingai, taisyklės esmė yra gili: kuo daugiau dalyvių, tuo sunkiau priimti sprendimus ir palaikyti produktyvią diskusiją. Kaip teigiama žurnalo „Forbes“ straipsnyje anglų kalba, kiekvienas papildomas žmogus didina kompleksiškumą ir mažina asmeninę atsakomybę. Kvieskite tik tuos žmones, kurių indėlis yra absoliučiai būtinas sprendimui priimti.

Monologai vietoj dialogo

Dažnai susirinkimas virsta vieno ar dviejų žmonių monologu, o likusieji tiesiog pasyviai klauso (arba tyliai naršo telefone). Efektyvūs susirinkimai reikalauja dialogo ir įsitraukimo. Jei Jums reikia tik pristatyti informaciją, tam puikiai tinka el. laiškas ar įrašytas video pranešimas. Susirinkimo laikas yra per brangus, kad būtų švaistomas vienpusiam informacijos srautui.

Sėkmingas susirinkimas nėra atsitiktinumas. Tai – aiškios struktūros rezultatas, susidedantis iš trijų dalių: pasiruošimo, vykdymo ir veiksmų po jo.

„Smart Brevity“ Receptas: Trijų Etapų Planas

Sėkmingas susirinkimas nėra atsitiktinumas. Tai – aiškios struktūros rezultatas, susidedantis iš trijų dalių: pasiruošimo, vykdymo ir veiksmų po jo.

Prieš susirinkimą: Sėkmė slypi pasiruošime

1. Ar jo tikrai reikia? Pirmas ir svarbiausias klausimas. Galbūt užtektų greito skambučio, bendro dokumento redagavimo ar kelių žinučių „Slack“ kanale? Gerbkite savo ir kitų laiką – kvieskite į susirinkimą tik tada, kai gyva diskusija yra neišvengiama.

2. Vieno sakinio tikslas. Kaip jau minėjome, aiškiai apibrėžkite, kokį vieną konkretų rezultatą norite pasiekti. Šis sakinys turi būti kvietime į susirinkimą.

3. Trijų punktų darbotvarkė. Pamirškite ilgus ir detalius aprašymus. Paruoškite darbotvarkę, susidedančią iš ne daugiau kaip 3–5 esminių aptariamų klausimų ar punktų. Išsiųskite ją dalyviams bent dieną prieš susirinkimą. Tai ne tik parodo Jūsų profesionalumą, bet ir leidžia kitiems pasiruošti, o tai sutrumpina laiką, praleidžiamą aiškinantis pagrindus susirinkimo metu.

Susirinkimo metu: Jūs esate dirigentė, ne žiūrovė

1. Pradėkite laiku. Visada. Net jei trūksta vieno žmogaus. Vėlavimas yra nepagarbos ženklas tiems, kurie atėjo laiku. Sukurkite kultūrą, kurioje punktualumas yra vertinamas.

2. Laikykitės plano. Susirinkimo pradžioje dar kartą garsiai įvardinkite tikslą ir darbotvarkę. Jei diskusija pradeda krypti į šalį, mandagiai, bet tvirtai grąžinkite ją prie temos: „Tai įdomi mintis, galime ją aptarti vėliau, o dabar grįžkime prie…“

3. 25 minučių taisyklė. Mes esame įpratę planuoti susirinkimus 30 arba 60 minučių intervalais, tačiau tai dažnai yra per daug. Knygoje „Smart Brevity“ siūloma planuoti 25 arba 50 minučių susirinkimus. Taip ne tik esame priversti kalbėti konkrečiau, bet ir paliekame kelias minutes pasiruošti kitam susirinkimui. Tyrimai rodo, kad vidutinis žmogaus dėmesio resursas yra ribotas, tad trumpesni, bet labiau koncentruoti susirinkimai yra kur kas efektyvesni.

4. Įtraukite tyliuosius. Dažnai geriausios idėjos kyla tiems, kurie kalba mažiausiai. Jūsų, kaip vedančiosios, užduotis – sukurti saugią aplinką, kurioje visi jaustųsi drąsiai reikšdami nuomonę. Tiesiogiai paklauskite: „Lina, kokia tavo nuomonė šiuo klausimu?“, „Tomai, ar turi kokių nors pastebėjimų?“.

Po susirinkimo: Aiškūs veiksmai, o ne tušti žodžiai

Susirinkimas be aiškių tolimesnių žingsnių yra tiesiog tuščias pokalbis.

1. Apibendrinkite sprendimus. Paskutines kelias susirinkimo minutes skirkite priimtų sprendimų ir sutartų veiksmų apibendrinimui.

2. Išsiųskite trumpą atmintinę. Iškart po susirinkimo išsiųskite visiems dalyviams trumpą laišką su esminiais punktais:

  • Priimti sprendimai: (1-2 punktai)
  • Veiksmai: (sąrašas su aiškiai priskirtais atsakingais asmenimis ir terminais: Kas? Ką? Iki kada?)

Šis paprastas veiksmas užtikrina, kad visi vienodai suprato rezultatus ir žino, kas turi būti padaryta toliau.

Nuotoliniai susirinkimai turi savų iššūkių – techniniai nesklandumai, sumažėjęs dalyvių įsitraukimas

Specialus skyrius: Kaip valdyti nuotolinius (Zoom) susirinkimus?

Nuotoliniai susirinkimai turi savų iššūkių – techniniai nesklandumai, sumažėjęs dalyvių įsitraukimas. Štai keletas patarimų, kaip juos padaryti efektyvesniais:

  • Įjunkite kameras. Kai matome vieni kitų veidus, natūraliai jaučiamės labiau įsipareigoję ir įsitraukę.
  • Paskirkite moderatorių. Vienas žmogus turėtų būti atsakingas ne tik už kalbamo laiko stebėjimą, bet ir už klausimų iš „chato“ sekimą.
  • Darykite pertraukas. Jei susirinkimas ilgesnis nei valanda, būtinai padarykite bent 5–10 minučių pertrauką, kad žmonės galėtų atsistoti, prasimankštinti ir pailsinti akis nuo ekrano.

Pradėjus taikyti šiuos principus, Jūsų kalendorius taps laisvesnis, o darbas – produktyvesnis. Bet svarbiausia – Jūs pelnysite reputaciją žmogaus, kuris gerbia kitų laiką. O tai – vienas vertingiausių turtų bet kokioje karjeroje.

Margarita Isakova

Margarita gilinasi į sudėtingas temas, kad jūs galėtumėte priimti paprastus sprendimus. Jos žvilgsnis – analitinis ir strategiškas. Ar tai būtų karjeros posūkiai, ar santykių dinamika, Margarita ieško esmės, gilinasi į priežastis ir padeda sudėlioti viską į logiškas lentynėles. Ji tiki, kad pasitikėjimas savimi kyla iš žinių, todėl jos straipsniai yra paremti faktais, aiškiais argumentais ir praktiškais, veikiančiais žingsniais.

Panašūs straipsniai

Back to top button