El. laiškai, kuriuos norisi atidaryti: kaip rašyti, kad gautumėte atsakymą, o ne tylą?

Straipsnio audio versija

Pirmadienio rytas. Jūs atsidarote savo el. pašto dėžutę ir jaučiate, kaip krūtinėje pradeda kauptis nerimas. Ten – dešimtys, galbūt šimtai neskaitytų laiškų. Ilgi, painūs, pilni mandagių įžangų ir paslėptų prašymų tekstai. Jūs tiesiog „skenuojate“ juos akimis, ieškodama esmės, ir atidedate vėlesniam laikui.

Bet ar kada susimąstėte, kad tą patį jaučia ir žmonės, kuriems rašote Jūs?

Mes gyvename paradoksalioje situacijoje: niekada istorijoje neturėjome tiek daug būdų komunikuoti ir niekada nebuvo taip sunku būti išgirstai. „Smart Brevity“ autoriai Jimas VandeHei, Mike’as Allenas ir Roy’us Schwarzas tai vadina „žodžių rūku“ (The Fog of Words). Mes rašome per daug, per ilgai ir per sudėtingai, tikėdamiesi, kad tai parodys mūsų kompetenciją. Tačiau efektas yra priešingas – tai rodo nepagarbą skaitytojo laikui.

Šiandieniniame straipsnyje, remdamasi „Smart Brevity“ metodika ir naujausiais komunikacijos psichologijos tyrimais, aš Jums parodysiu, kaip transformuoti savo el. laiškus. Išmoksite rašyti taip, kad Jūsų laiškai būtų ne tik atidaromi, bet ir perskaitomi iki galo, o svarbiausia – sulauktų greito atsakymo.

Kodėl niekas nebeskaito Jūsų laiškų?

Prieš neriant į technikas, svarbu suprasti problemos mastą. „McKinsey Global Institute“ atliktas tyrimas atskleidė šokiruojantį faktą: vidutinis profesionalas praleidžia apie 28 % savo darbo savaitės tiesiog tvarkydamas el. paštą. Tai yra daugiau nei viena darbo diena per savaitę, skirta vien laiškų skaitymui ir rašymui.

Kai Jūsų kolega ar vadovas atsidaro pašto dėžutę, jis ieško priežasčių ne skaityti, o ištrinti arba archyvuoti.

„Nielsen Norman Group“, pasaulinė lyderė vartotojų patirties (UX) tyrimuose, savo analizėse pabrėžia, kad žmonės internete (įskaitant el. paštą) neskaito – jie skenuoja. Mes ieškome raktinių žodžių, paryškinimų ir esmės. Jei akis neužkliūva už svarbios informacijos per pirmąsias kelias sekundes, dėmesys prarandamas.

Jei Jūsų laiškas atrodo kaip pilka teksto siena (angl. wall of text), jis pralaimi dar net nepradėtas skaityti.

Pirmoji taisyklė: Antraštė yra viskas

Jūsų laiško tema (Subject Line) yra svarbesnė už patį laiško turinį. Kodėl? Nes jei tema nesudomins, turinio niekas nepamatys.

Daugelis moterų darbe linkusios būti pernelyg kuklios ar abstrakčios. Mes rašome temas kaip „Sveiki“, „Klausimas“, „Dėl projekto“ arba „Atnaujinimas“. Tai yra praleista proga. „Smart Brevity“ autoriai griežti: laiško tema turi būti antraštė, kuri pasako esmę.

Kaip sukurti tobulą laiško temą?

1. Būkite specifinė. Vietoj „Susirinkimas“, rašykite: „Sprendimas reikalingas: biudžeto tvirtinimas iki penktadienio“.
2. Naudokite skubos indikatorius (saikingai). Jei reikia veiksmo, nurodykite tai.
3. Venkite paslapčių. Jūs ne rašote detektyvo. Skaitytojas turi žinoti pabaigą dar neatidaręs laiško.

Pavyzdžiai:

• ❌ Blogai: „Dėl kito ketvirčio planų“
• ✅ Gerai: „3 idėjos Q4 marketingo planui (Reikia Jūsų nuomonės)“
• ❌ Blogai: „Svarbu“
• ✅ Gerai: „Svarbu: Kliento X atsiliepimas ir mūsų veiksmai“

BLUF metodas: Esmė – į priekį

Kariuomenėje naudojamas terminas BLUF (Bottom Line Up Front) – „Esmė pačioje pradžioje“. Tai yra auksinė „Smart Brevity“ taisyklė.

Tradicinėje mokykloje mus mokė rašyti įžangas: „Tikiuosi, Jums gera savaitė. Rašau norėdama pasiteirauti, ar galėtumėme…“. Verslo komunikacijoje tai yra triukšmas.

Jūsų laiško pirmasis sakinys turi pasakyti:

1. Kas nutiko?
2. Ko Jūs norite iš gavėjo?

Įsivaizduokite, kad Jūsų vadovas skaito laišką telefone, stovėdamas lifte. Jis mato tik pirmąsias dvi eilutes. Ar jose yra esmė?

Struktūra, kuri veikia visada

Jei norite, kad Jūsų laiškai taptų pavyzdiniais, naudokite šią „Smart Brevity“ adaptuotą struktūrą:

1. Pasisveikinimas ir tiesus šūvis (The Leve)

Mandagus, bet trumpas pasisveikinimas, po kurio iškart seka pagrindinė žinia. „Sveika, Egle. Siunčiu atnaujintą biudžetą – mums reikia sumažinti kaštus 10 %, kad tilptume į rėmus.“

2. Kodėl tai svarbu? (Why It Matters)

Tai yra „Smart Brevity“ vizitinė kortelė. Paaiškinkite kontekstą vienu ar dviem sakiniais. „Kodėl tai svarbu: jei nepatvirtinsime biudžeto šiandien, vėluosime paleisti kampaniją ir prarasime savaitgalio srautą.“

3. Giliau (Go Deeper)

Jei reikia detalių, pateikite jas čia, bet naudokite punktus (bullet points). „Detalės:

• Sutaupėme atsisakydami spaudos reklamos.
• Padidinome investicijas į socialinius tinklus.
• Galutinė suma: 5000 Eur.“

4. Ką daryti toliau? (Call to Action)

Labai aiškus nurodymas. „Veiksmas: prašau patvirtinti el. paštu iki 15:00 val.“

Vizualinė higiena: leiskite tekstui kvėpuoti

Viena dažniausių klaidų, kurią matau konsultuodama klientes, yra ilgų pastraipų rašymas. Mūsų smegenys, pamačiusios 10 eilučių pastraipą ekrane, automatiškai įjungia atmetimo reakciją. Tai vadinama kognityviniu krūviu – smegenys taupo energiją ir vengia sunkaus darbo.

Kaip palengvinti skaitymą?

• Paryškinkite esmę. Naudokite Bold šriftą svarbiausiems faktams, datoms ar prašymams. Tačiau nepersistenkite – jei paryškinsite viską, neparyškinsite nieko.
• Naudokite sąrašus. Punktų sąrašai (bullet points) yra geriausi Jūsų draugai. Jie leidžia informaciją „suvalgyti“ kąsniais.
• Trumpos pastraipos. Viena mintis – viena pastraipa. Tai sukuria baltą erdvę, kuri leidžia akims pailsėti.

Pagarba mobiliajam skaitytojui

Daugiau nei 50 % visų el. laiškų šiandien yra atidaromi mobiliuosiuose telefonuose. Tai reiškia, kad Jūsų ilgas, gražus laiškas kompiuterio ekrane telefone atrodys kaip begalinis slinkimas (scrolling) žemyn.

Prieš siųsdama svarbų laišką, atlikite „telefono testą“. Išsiųskite jį sau ir pažiūrėkite telefone:

• Ar tema matosi visa?
• Ar pirmame ekrane (be slinkimo) matyti pagrindinė mintis?
• Ar nuorodos lengvai paspaudžiamos pirštu?

Jei skaitytojas turi tris kartus perbraukti ekraną, kad suprastų, ko norite, Jūs jį praradote.

Emocinis intelektas ir glaustumas

Dažnai moterys manęs klausia: „Margarita, ar rašydama taip trumpai ir konkrečiai, aš nepasirodysiu grubi?“

Tai labai svarbus klausimas. Moterys dažnai jaučia socialinį spaudimą būti „mielos“ ir „švelnios“ komunikacijoje. Tačiau „Smart Brevity“ nereiškia robotų kalbos. Tai reiškia pagarbą.

Nėra nieko mandagiau, nei taupyti kito žmogaus laiką.

Visgi, kad išvengtumėte šaltumo įspūdžio, galite naudoti šiltą toną pradžioje arba pabaigoje, bet nevelkite jo į dėstymą. Pavyzdžiui, vietoj ilgų atsiprašinėjimų teksto viduryje, užbaikite laišką: „Ačiū už Jūsų laiką ir pagalbą šiuo klausimu.“

Glaustumas nereiškia šiurkštumo. Glaustumas reiškia aiškumą. O kaip sako „Radical Candor“ autorė Kim Scott: „Neaiškumas yra nedraugiškumas.“

Praktinė užduotis: „Ištrinimo testas“

Kitą kartą, kai parašysite el. laišką, nespauskite „Siųsti“ iš karto. Sustokite ir atlikite redagavimą:

1. Ištrinkite visus būdvardžius ir prieveiksmius (labai, tikrai, gana, šiek tiek).
2. Sutrumpinkite įžangą iki minimumo.
3. Pažiūrėkite, ar galite ilgą sakinį paversti dviem trumpais.
4. Paklauskite savęs: „Jei gavėjas perskaitytų tik paryškintus žodžius, ar jis suprastų esmę?“

Jūsų el. laiškai yra Jūsų asmeninio prekės ženklo dalis. Kiekvienas išsiųstas laiškas formuoja nuomonę apie Jus: ar Jūs esate chaotiška ir daugžodžiaujanti, ar konkreti, organizuota ir vertinanti kitų laiką? Rinkitės antrąjį variantą.